皆で創り上げた皆のオフィス

――今回は、社内環境を変えることで見えてきた変化やヒントをお話頂きました。 ご協力頂いたのは、京都府内で診療に従事する保険医（保険医とは診療できる医師）さんを支える、私たち京都人にとっては欠かせない存在です。 

京都府保険医協会事務局様では、「患者も医療関係者も共に喜びあえる医療」をモットーに日々実現に向け、医師の各種勉強会など保険診療の向上に取り組まれています。 そんな中で、去年事務所移転に伴い、社内の仕組みを変えられたのことで、社内のコミュニケーションの量にも変化が出たそうです。 そんなヒントを少しお話頂きました。

――オフィス移転までの経緯と流れをお話し頂けますか？

移転することになったきっかけとしては元々入居していた本体ビル移転に伴って、私たちも移転する運びとなりました。ですので、まず場所の選定からはじまりました。移転が決定してからは、お盆もはさんでいたので日程がすごくタイトで、業務と並行しつつ、実質2カ月で移転を終えました。

すぐ動けるように引っ越し、内装から、廃棄処理、I T機器[LAN]など、全部で４～5チームに分けて、作業にあたることになり、その中で私はレイアウト工事から備品管理を担当するチームになりました。配置に関しては大まかなイメージを事務局と事理事者で相談し、それをウエダ本社さんに相談させて頂きました。同線や、会議室の音漏れ等細かいところを微調整し、ご相談させていただきました。

例えば、今までは会議室が離れていたんですが、今回はパーテーションで区切る事になったんです。マイクを使った講演会を行なうこともありますし、重要な会議を行なうこともあります。

そうすると話声が聞こえてしまったり、社内で業務をしている者も気が散ってしまうこともありますまた応接間とプリンターの配置が非常に近く、そこも気がかりでした。どうしてもプリンターの音が気になってしまいますし、お客様をおもてなしするスペースですから、音が気になって話に集中できず、不快に思われてしまうと困りますしね。

やはり事務所と言っても、お客様目線も必要かと思います。その様な話をしていると、音を吸収する間仕切りがあるとの御提案を頂いたんです。間仕切りだけでなく、プリンターの裏にも吸音パネルを置くことで、より気にならないとの配慮も頂きまして、要望をしっかり押さえてくれていたんです。

今のところ音の心配もありません。文句があれば言ってますよ。(笑)
ウエダ本社さんはそれだけ何でも言えますし、凄く小さなことでもすぐご対応頂けるので心強かったです。

例えば、直前に応接室の開き戸を、引き戸に変えてもらったり、納期はギリギリできっと大変だったと思いますが、しっかり対応頂きました。また、受付の丸テーブルのネジが緩んでいると少しお話すると、すぐにひょいと顔を出してくれて直してくれました。


事務所内のレイアウトは配慮し、ドアもシートを張り目隠しをしました。また圧迫感がないように目の高さ以上にモノを置かず、基本はローに、フロア全体の配色も解放感のある白で統一しました。事務所は、基本白と茶色ベースのコーディネートで、応接室や会議室は重厚な黒をベースにています。お客さんがお越しになる場所でもあるのでシックにしました。

後は、紙ベースのデスクワークがメインですし、しきりを無くし「あまり荷物を置かない、情報共有のル―ル」をつくりました。これを機に資料の管理方法も変えました。

まず、もう何年も見ていない過去の資料は処分しました。これまでは管理は個々でしていましたが、個人が資料を持たず、共有ファイルを作りました。こうすることで、資料がどこにあるかも分かりますし、誰かが休んだ時でも共有していれば業務が滞ることもありません。

また、対面の人と話をしやすくなり、コミュニケーションが以前より更に増えたように思います。しかし、資料整理は思っていた以上に大変でした。業務をこなしながら資料整理を進めるので全ての資料はしまえず、量を減らしながら必要なものは置いて、という感じだったので、なかなか進みませんでした。先が見えず何度も途中で嫌になりました。(笑)移転後は捨て癖がついて逆に大事な資料を捨ててしまうことも…。(笑)

ただ、この作業を全体で一緒に取り組みましたし、更にコミュニケーションも取れたと思います。これまで積み上げてきた社風があっての人間関係ともいえますが、社内環境は言いたいことがあれば言いあえますし、環境は非常にいいです。

――オフィス移転でここまで仕組み自体が大きく変わると思いませんでした。移転で楽しかった点は在りましたか？

もともと雑貨系が好きなのでレイアウトや備品を選ぶのが楽しかったですし、自分たちでイメージを持ち、要望をまとめウエダ本社さんにお話をお聞きしました。専門分野は分からないこともありますし、プロの視点からアドバイスを頂きました。

最初は皆で図面をみてイメージを書き出し、社内で共有していました。週二回のミーティングなど、ある程度目途を立て、全体の進歩状況の情報の共有をこまめにし、皆の意見を拾いあげることが大切ですね。だからこそ、皆で創り上げた皆のオフィスという感じです。

チームを作ることで自分の権限で色も決めれますし、役割も明確になり楽しかったです。ただ、移転の日程にゆとりを持つことはすごく大切ですね。(笑)
 数とモノが足りているかなど最後の備品チェックが非常に大変でしたし。写真が入っていたのでイメージしやすく助かりました。

内装、パーテーションから看板も全てウエダ本社さんにお任せさせていただきました。相談しても、すぐ答えて頂け、何かあったらウエダ本社さんに聞こうと社内の人間も思っています。

――ありがとうございます。